CVR 42290203
Krbg Ladegårds Vej 74A, 3000 Helsingør
kontakt@sodalis.dk
Opbevaring og sletning i Sodalis
Version: 23. september 2026. Gældende for nye abonnementer på fælles hosting fra denne dato.
Dette bilag gælder abonnementet på fælles hosting og indgår i databehandleraftalens bilag C.4. Foreningen bestemmer det lovlige formål med sine medlemsdata og skal løbende fjerne oplysninger, som ikke længere er nødvendige. Fristerne nedenfor er produktets standardinstruks, ikke ens lovkrav for alle foreninger.
Under abonnementet
| Oplysninger | Frist og handling |
|---|---|
| Medlemskort | Bevares, mens foreningen har et dokumenteret behov. Et kort i papirkurven kan gendannes i sikkerhedsperioden. Efter mindst 30 dage kan ejeren bekræfte permanent sletning, når eventuelle kommende eller igangværende aktiviteter og bookinger er afsluttet. Kontingentbilag kan bevares særskilt med det oprindelige fakturagrundlag; de bevarer ikke selve medlemskortets øvrige oplysninger. |
| Medlemsansøgninger | Ubekræftede ansøgninger udløber efter 24 timer. Afventende ansøgninger slettes efter 90 dage fra bekræftelse, afgjorte efter 90 dage fra svar og tilbagetrukne efter 30 dage. Et optaget medlemskort følger medlemskortets frist. |
| Medlemsaktiviteters deltageroplysninger | Slettes automatisk 90 dage efter aktivitetens afslutning. Adgang til udløbet deltagerindhold stopper også, hvis oprydningen er forsinket. Købs- og regnskabsbilag følger deres særskilte frist. |
| Reservationer | Bevares kun, mens de er nødvendige for foreningens administration. Foreningen gennemgår behovet mindst kvartalsvis. Permanent medlemssletning omfatter personens reservationer, men kommende eller igangværende tider skal først afsluttes. |
| Servicebeskeder | Foreningen gennemgår mindst kvartalsvis formål og modtagere. Permanent medlemssletning fjerner personens modtagerrelation. Indhold, som er fælles for flere modtagere, vurderes særskilt ved en sletteanmodning. |
| Dokumenter | Foreningen sletter dokumenter, når formålet ophører. Udløb af deling fjerner adgang, men sletter ikke selve arkivfilen. Papirkurven har mindst 30 dages sikkerhedsperiode før bekræftet permanent sletning; fejlet fysisk filsletning genoptages. |
| Kontingent-, betalings- og regnskabsbilag | Bevares efter foreningens konkrete økonomiske og retlige grundlag. Produktets økonomiforløb understøtter fem år fra det relevante regnskabsårs slutning, eventuelt forlænget af efterfølgende økonomisk aktivitet. Fristen gælder ikke automatisk alle øvrige medlemsoplysninger. Ekstern bogføring slettes ikke ved sletning i Sodalis. |
| AI-rådgiversamtaler, udkast og vedhæftede filer | Bevares krypteret, så den enkelte bruger kan fortsætte arbejdet. Foreningen gennemgår behovet mindst kvartalsvis og kan give en konkret sletteinstruks. Samtalerne indgår i foreningens autoriserede dataeksport og slettes sammen med brugerens konto eller ved sletning af foreningens almindelige data. |
| Rå CSV-importfil | Bruges under validering og import og gemmes ikke som en varig kopi. Kontrolsum og nødvendige importreferencer kan bevares. |
| Invitationer og nulstillingslinks | Adgangen udløber ved frist, rotation, tilbagekaldelse eller brug. Rå adgangstokens må ikke gemmes i driftslogs. |
Reservationer, fælles beskeder og dokumentarkiv har ikke en generel automatisk slettefrist alene baseret på alder. Foreningen kan sende en konkret sletteinstruks til kontakt@sodalis.dk. Sodalis aftaler omfang, frist og kvittering efter kontrol af den ansvarlige person.
Når abonnementet slutter
Opsigelse stopper nye fornyelser ved den betalte periodes udløb. Betalingsfejl eller opsigelse sletter ikke straks data. Ejeren kan fortsat hente foreningens eksport og få afklaret eksisterende betalinger. Eksporten omfatter foreningens tilgængelige data og dokumenter; andre foreningers data, platformens adgangsnøgler og udbydernes eksterne bogføring følger ikke med.
Udgangspunktet er returnering og efterfølgende sletning. Foreningen kan skriftligt vælge sletning uden returnering. Sodalis kontrollerer anmoderens identitet og bemyndigelse, afklarer eksporten og dokumenterer sletningen.
30 kalenderdage efter sidste betalte periodes udløb er standardfristen for eksport ved almindelig opsigelse. Ved fortrydelse regnes samme antal kalenderdage fra modtagelsen af fortrydelsen. Fristen gemmes i jeres aftale og vises med dato og dansk klokkeslæt under Jeres abonnement. Ændringer for nye kunder ændrer ikke jeres aftalte frist. Vi sender besked om perioden og en påmindelse i den sidste uge, hvis den første besked er sendt mindst et døgn tidligere. Ved genoptagelse ophæves den tidligere opsigelsesfrist.
Efter ophøret kan ejeren under Jeres abonnement bekræfte, at data og dokumenter er hentet og kontrolleret, eller vælge sletning uden returnering. Ejeren bekræfter samtidig anmodningen om sletning efter fristen. Valget gemmes med tidspunkt og reference. Anmodningen kan annulleres, indtil sletningen er udført; annullering genstarter ikke abonnementet og ændrer ikke eksportfristen.
Sodalis gennemgår udløbne frister i driftsoversigten. En operatør kontrollerer den aktuelle ejerinstruks eller særskilt dokumenteret tilbagelevering, afsluttet abonnement og nødvendige økonomiske afklaringer, før almindelige data slettes. Der slettes ikke før den aftalte frist. Hvis returnering eller instruks mangler, følger Sodalis skriftligt op og afklarer tilbagelevering og sletning; et manglende svar giver ikke ret til ubegrænset opbevaring. En sag bliver stående i driftsoversigten, indtil almindelig datasletning er afsluttet. Økonomiske undtagelser skal have konkret grundlag og slutdato som beskrevet nedenfor.
Hvis enkelte oplysninger skal bevares på et konkret lov- eller retskravsgrundlag, angives kategori, begrundelse, adgang og forventet slutdato særskilt. En teknisk spærring for sletning er ikke i sig selv et lovligt bevaringsgrundlag. Foreningen modtager en kvittering, når sletningen er udført, med eventuelle rester og deres udløbsdato.
Et fælles login kan fortsat have adgang til andre foreninger. Afvikling af én forening giver hverken adgang til eller sletter disse andre relationer.
Backups
Databasebackups tages dagligt og opbevares i syv dage. Slettede oplysninger kan indgå i en lukket backup indtil dens udløb, men må ikke gøres tilgængelige i normal drift. Ved gendannelse gennemføres dokumenterede sletninger, før tjenesten åbnes.
Dokumentfiler sikkerhedskopieres krypteret til et særskilt privat lager, før uploaden bliver tilgængelig. Kopien bevares, så længe dokumentet findes, også mens det ligger i papirkurven. Dokumenternes titler og adgangsoplysninger indgår i databasebackuppen. Kopierne kontrolleres dagligt.
Ved permanent sletning registreres sletningen også uden for databasen, så en ældre databasebackup ikke kan genåbne dokumentet. Den lukkede filkopi og sletteflaget fjernes ved den daglige oprydning efter otte døgn, normalt senest ni døgn fra flagets oprettelse. Perioden dækker databasebackuppens syv døgn med en sikkerhedsmargen. Fejlet fysisk sletning genoptages; en driftsfejl giver ikke ret til længere opbevaring. Dokumentkopier og databasebackups bruges kun til gendannelse og er ikke tilgængelige for almindelige brugere.
Sodalis' egne oplysninger
Privatlivsinformationen beskriver konto, support, abonnement, sikkerhedsdata og bogføringsmateriale, som Sodalis behandler til sine egne formål. Sletning af foreningens data sletter ikke lovpligtig dokumentation for Sodalis' eget salg. Sådan bevaring giver ikke ret til at bruge foreningens medlemsdata til andre formål.
Vedhæftede filer i rådgiversamtaler, herunder originale ZIP-filer, lagres krypteret i databasen og følger samtalens sletning. De indgår i den samlede autoriserede dataeksport og i databasebackup med samme frist som samtaler. De er ikke en del af dokumentarkivets særskilte fillager.