Databehandleraftale for Sodalis

Version: 19. september 2026. Gældende for nye abonnementer på fælles hosting fra denne dato.

1. Parterne og aftalen

Denne aftale gælder Sodalis på fælles hosting. Den indgås mellem foreningen i abonnementsbestillingen (den dataansvarlige) og Kronesti & Sodalis, CVR 42290203, Krbg Ladegårds Vej 74A, 3000 Helsingør, kontakt@sodalis.dk (databehandleren).

Foreningen identificeres ved sit navn, sin bestillingsreference og sin bemyndigede repræsentant i den personlige aftalebekræftelse. Foreningen accepterer elektronisk ved særskilt tilvalg af aftalen med bilag i bestillingen. Sodalis tiltræder den samme aftale ved at udstede den personlige aftalebekræftelse. Aftalen træder i kraft, når begge parter har tiltrådt den, før foreningens konto åbnes for medlemsdata. Ingen fysisk underskrift eller særskilt betaling er nødvendig.

Afsnit 2–15 indeholder Datatilsynets danske standardkontraktsbestemmelser version 1.2 efter artikel 28, stk. 8, med skabelonens valg og felter udfyldt. Den valgfrie bestemmelse 7.6 er ikke tilvalgt; de øvrige bestemmelsers numre er bevaret. Bilag A–D indgår i aftalen og udfylder den konkrete behandling. Standardbestemmelserne har forrang frem for modstridende produktvilkår.

Den fulde tekst, bilagene og leverandørlisten gemmes sammen med bestillingen og følger med aftalebekræftelsen. En senere ændring på hjemmesiden erstatter ikke den accepterede kopi. I kan gemme og udskrive kopien og hente den under Jeres abonnement.

2. Præambel

2.1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2.2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).

2.3. I forbindelse med leveringen af Sodalis-abonnementet på fælles hosting behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.

2.4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.

2.5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.

2.6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

2.7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.

2.8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

2.9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.

2.10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.

2.11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

3.1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

3.2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.

3.3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

4. Databehandleren handler efter instruks

4.1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

4.2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

5. Fortrolighed

5.1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

5.2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6. Behandlingssikkerhed

6.1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.

Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

• a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

• b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester

• c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

• d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.

6.2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.

6.3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

7. Anvendelse af underdatabehandlere

7.1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

7.2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

7.3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.

7.4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

7.5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

7.7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

8.1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

8.2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

8.3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

• a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation

• b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland

• c. behandle personoplysningerne i et tredjeland

8.4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.

8.5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

9. Bistand til den dataansvarlige

9.1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

• a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede

• b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede

• c. indsigtsretten

• d. retten til berigtigelse

• e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)

• f. retten til begrænsning af behandling

• g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling

• h. retten til dataportabilitet

• i. retten til indsigelse

• j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

9.2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

• a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder

• b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

• c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)

• d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.

9.3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.

10. Underretning om brud på persondatasikkerheden

10.1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

10.2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

10.3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:

• a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

• b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

• c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

10.4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

11. Sletning og returnering af oplysninger

11.1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at tilbagelevere alle personoplysningerne og slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

12. Revision, herunder inspektion

12.1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

12.2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.

12.3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

13. Parternes aftale om andre forhold

13.1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

14. Ikrafttræden og ophør

14.1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.

14.2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.

14.3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

14.4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.

14.5. Underskrift

Parternes elektroniske underskrifter og aftalens ikrafttræden er beskrevet i afsnit 1. Den personlige aftalebekræftelse indeholder foreningens navn, den accepterende repræsentant, accepttidspunktet og bestillingsreferencen samt Sodalis' identitet og den accepterede dokumentversion.

15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren

15.1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.

15.2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.

For den dataansvarlige: foreningens bemyndigede repræsentant med navn og e-mail i aftalebekræftelsen. For databehandleren: Kronesti & Sodalis, kontakt@sodalis.dk. Kontaktoplysninger opdateres skriftligt; ændringen giver ikke i sig selv adgang til kundedata.

Bilag A — oplysninger om behandlingen

A.1. Formål

Formålet er at administrere foreningens medlemmer og bestyrelsesadgang, give medlemmerne adgang til deres portal og understøtte indmeldelse, kontingent, aktiviteter, booking, servicebeskeder, dokumentdeling og foreningshjemmeside. Driften omfatter adgangskontrol, support, eksport, backup, gendannelse og sletning.

Foreningen bestemmer selv de lovlige formål med sit medlemsregister og de valgte funktioner. Accepten af denne aftale er foreningens dokumenterede instruks om den behandling, der er beskrevet her. Foreningens autoriserede brugeres valg, eksempelvis en import, udsendelse eller offentliggørelse, konkretiserer instruksen inden for dette formål. En udvidelse til andre formål eller datakategorier kræver en ny dokumenteret aftale, før behandlingen starter.

Kundedata må ikke bruges til Sodalis' markedsføring, AI-træning, profilering eller deling mellem foreninger. Anonyme driftsmålinger må ikke kunne henføres til personer eller foreningens indhold.

A.2. Behandlingens karakter

Modtagelse fra formularer, CSV og autoriserede brugere; validering, strukturering, lagring, visning, rettelse og adgangskontrol; udsendelse af valgte beskeder, offentliggørelse af valgt hjemmesideindhold og deling af valgte dokumenter; betalingsafstemning, import og eksport; backup, gendannelse, sletning og nødvendigt revisionsspor. Foreningens egne aftaler med betalings- og bogføringsudbydere beskrives i bilag B.

Sodalis kan tælle foreningens medlemmer efter fødselsår og postnummer, så foreningen kan opgøre medlemstal til sine egne ansøgninger om kommunalt tilskud. Sodalis sender ikke selv oplysninger til kommunen.

Hvis foreningens ejer slår AI til, omfatter behandlingen også de to AI-funktioner, der står i bilag B, og som begge bruger den samme leverandør.

Spørg Sodalis: en autoriseret brugers spørgsmål, den aktuelle samtale og de vedtægter, referater, forretningsordener, beretninger og dagsordener fra foreningens dokumentarkiv, som hjælperen læser, samt de filer, brugeren vedhæfter til ekspertsamtalen, sendes til leverandøren for at lave et svar eller et udkast. Hjælperen ændrer ikke medlemsdata eller betalinger og sender ikke beskeder. På rådgiversiden gemmes brugerens spørgsmål, svar, udkast og vedhæftede filer krypteret i én samtale pr. ekspert, bruger og forening, så arbejdet kan fortsætte ved næste login. Den daglige adgang er afgrænset til brugeren; samtalerne indgår i foreningens autoriserede dataeksport. De slettes ved sletning af brugerkontoen eller foreningens almindelige data og kan omfattes af en konkret sletteinstruks. Samtaleindhold indgår ikke i driftslogs.

AI-hjemmesidebyggeren: det, en autoriseret bruger skriver til byggeren, den aktuelle samtale, de vedhæftede filer og hele det aktuelle udkast til foreningens offentlige hjemmeside sendes til leverandøren for at ændre udkastet. Byggeren ændrer kun kladden til hjemmesiden; den kan ikke offentliggøre, sende eller slette noget, og en offentliggørelse kræver et menneske i bestyrelsen. Hver AI-ændring registreres i foreningens historik og kan fortrydes.

Ingen af funktionerne henter selv oplysninger fra medlemsregister, betalinger eller beskeder. Brugeren vælger selv det materiale, der vedhæftes. ZIP-filer kontrolleres og åbnes som en samling filer; indholdet køres ikke som kode. Dokumenter sendes som tekst eller PDF og billeder som billedindhold. Gemte vedhæftninger kan læses igen i efterfølgende beskeder i samme ekspertsamtale. Upload offentliggør ikke filerne. Originalfilerne opbevares krypteret sammen med samtalen, indgår i foreningens autoriserede samlede dataeksport og følger samtalens sletning og databasebackup. Hver læsning af et dokument registreres i foreningens historik. Ejerens tilvalg er foreningens dokumenterede instruks om denne behandling, og ejeren kan slå den fra igen. Sodalis kontrollerer beskedtekst og udlæst filtekst for genkendelige CPR-numre, kortnumre og adgangskoder og afviser match før afsendelse. Kontrollen er ikke en garanti for, at alt følsomt indhold opdages; PDF- og billedindhold kontrolleres ikke med lokal tekstgenkendelse. Brugeren skal derfor selv sikre, at filerne overholder begrænsningerne i A.3. Sodalis afviser at skrive CPR-numre, kortnumre og telefonnumre ind på hjemmesiden.

A.3. Oplysningstyper

• Navn, kontaktmail, telefon, adresse, postnummer, by, fødselsår, medlemsnummer, titel, kategori, grupper, medlemsstatus samt kendte ind- og udmeldelsesdatoer.
• For trænere, ledere og frivillige, der skal have en børneattest: navn, opgave, og hvornår foreningen har bestilt og modtaget attesten. CPR-nummer, attestens indhold og resultat registreres ikke i Sodalis.
• Administrator- og portalidentitet, adgangsrolle, invitation, mailverificering, nødvendige autentificerings- og sikkerhedsoplysninger.
• Medlemsansøgning, bekræftelse, afgørelse og tilhørende korrespondance.
• Kontingent- og aktivitetsbilag, beløb, betaling, bank- og udbyderreferencer, kredit, tilbagebetaling og nødvendigt bankgrundlag.
• Tilmelding, venteliste, fremmøde, reservation, accepterede regler, afbud og aflysning.
• Servicebeskeder, modtagere, læse- og mailpræferencer, dokumenter og hjemmesideindhold samt oplysning om adgang og publicering.
• Importreference, kontrolsum, nødvendige tekniske sikkerhedsmetadata og begrænset support- eller rettighedskorrespondance.
• Når AI er slået til: tekst, som en autoriseret bruger skriver til hjælperen eller til hjemmesidebyggeren, indholdet og filnavnene på de dokumenter, billeder, tekstfiler og ZIP-filer, brugeren vedhæfter, indholdet af de arkivdokumenter, hjælperen læser, og det aktuelle udkast til foreningens offentlige hjemmeside.

CPR-numre, oplysninger om strafbare forhold, følsomme oplysninger efter GDPR artikel 9 og fulde betalingskortnumre eller CVC må ikke lægges i Sodalis. Begrænsningen gælder også fritekst og dokumenter. Tjenesten må kun anvendes af foreninger, hvor medlemskab ikke i sig selv afslører en følsom egenskab. Betalingskort indtastes direkte hos betalingsudbyderen.

A.4. Kategorier af registrerede

Foreningens medlemmer, bestyrelse, administratorer og kontaktpersoner; ansøgere, betalere og aktivitetsdeltagere; personer, der lovligt fremgår af foreningens dokumenter, hjemmeside eller servicebeskeder; personer i en konkret support- eller rettighedssag.

A.5. Varighed

Behandlingen begynder under den accepterede aftale og varer, mens foreningen bruger tjenesten, samt under den afgrænsede eksport- og sletteperiode i bilag C.4. En betalingsfejl er ikke en sletteinstruks. Sodalis' egne abonnements-, aftale- og bogføringsoplysninger behandles særskilt som beskrevet i privatlivsinformationen.

Bilag B — underdatabehandlere

B.1. Godkendte underdatabehandlere

Den daterede Leverandørliste for Sodalis indgår i den samme aftalekopi. Den angiver den direkte aftalepart, behandling, datakategorier, lokation, relevante underleverandører og overførselsgrundlag. Accepten omfatter kun de navngivne leverandører og den beskrevne behandling.

Den endelige leverandørliste (bilag B) er dateret 22. september 2026 og omfatter Laravel Holdings Inc. (Laravel Cloud med Amazon Web Services i Frankfurt og Cloudflare som videre leverandører), Cloudflare R2 via Laravel Cloud til det private dokumentlager, Google Cloud EMEA Limited (Google Workspace e-mail), Better Stack, Inc. (driftsovervågning), Simply.com A/S (domæne og DNS) og Anthropic Ireland, Limited (Claude API til Spørg Sodalis og AI-hjemmesidebyggeren, kun når foreningens ejer har slået AI til). Overførselsgrundlaget for hver leverandør fremgår af listen: EU–US Data Privacy Framework for Laravel, Cloudflare og Google, EU-standardkontraktbestemmelser (modul 3) for Better Stack og de relevante EU-standardkontraktbestemmelser i Anthropics DPA for AI-behandlingen. Listen for den tidligere kundeejede installation anvendes ikke.

Foreningens direkte aftale med Stripe til medlems- og aktivitetsbetalinger er særskilt. Foreningen vælger og autoriserer sin egen konto. Det samme gælder en valgt Dinero-integration. En direkte kundeudbyder er ikke alene af den grund Sodalis' underdatabehandler. Den konkrete behandling og udbyderens rolle beskrives i leverandørlisten. Sodalis' egen Stripe-konto til abonnementsbetaling beskrives i privatlivsinformationen.

B.2. Varsel og indsigelser

Generel skriftlig godkendelse er valgt i bestemmelse 7.2–7.3. Sodalis meddeler den ansvarlige kontaktperson planlagte tilføjelser og udskiftninger mindst 30 dage før den nye leverandør behandler kundedata. Meddelelsen beskriver ændringen og giver mulighed for en konkret databeskyttelsesindsigelse inden ibrugtagning.

En indsigelse behandles skriftligt. Parterne søger en løsning, der opretholder den aftalte beskyttelse. En nødvendig hurtigere ændring kræver foreningens særskilte forudgående skriftlige godkendelse; en driftsmæssig hastesituation forkorter ikke automatisk varslet.

Bilag C — instruks og sikkerhed

C.1. Behandlingens genstand og instruks

Sodalis skal udføre behandlingen i bilag A på foreningens særskilte konto. Kun den relevante forenings autoriserede brugere må vælge, ændre, eksportere og offentliggøre dens indhold. Supportadgang kræver et sagligt behov og en udtrykkeligt valgt foreningskontekst. Sodalis må ikke åbne kundedata alene på baggrund af generel platformadgang.

Fælles hosting betyder logisk adskillelse på den samme platform. Der leveres ikke en dedikeret server eller database til hver kunde. Behandling uden for denne instruks må først ske efter dokumenteret aftale eller bindende lovkrav efter bestemmelse 4.

C.2. Behandlingssikkerhed

Sikkerheden skal beskytte almindelige kontakt-, medlems-, adgangs- og økonomioplysninger mod uvedkommende adgang, ændring, tab og sammenblanding mellem foreninger. Adgangsrettigheder, offentlige hjemmesider, beskedudsendelser, økonomiske bilag og gendannelse kræver særlig opmærksomhed. Begrænsningen i bilag A.3 skal indgå i risikovurderingen.

Sodalis skal som minimum opretholde:

• Adskillelse af foreningers forespørgsler, ændringer, baggrundsopgaver, filer og eksport; manglende eller modstridende foreningskontekst skal afvise adgang.
• Særskilte ejer-, administrator-, platform- og medlemsrettigheder, mailverificering, mulighed for tofaktorbeskyttelse og passkeys samt fornyet bekræftelse ved følsomme handlinger. Adgang og invitationer skal kunne tilbagekaldes.
• TLS under transmission og kryptering i hvile hos den valgte lager- og databaseudbyder. Hemmeligheder må ikke lægges i kildekode, kundekopier eller logs.
• Privat dokumentlager, adgangskontrol ved download samt kontrol af filtype, indhold og størrelse. Filer publiceres eller deles kun efter foreningens konkrete valg og den relevante adgangskontrol.
• Import med forhåndsvisning, kontrolsum og atomisk udførelse; en fejl må ikke efterlade en delvis import. Eksport må kun omfatte den valgte forening.
• Adskillelse af betalingskonti og af test- og livebetalinger, verificering af udbyderhændelser og afstemning af ukendte udfald før gentagne økonomiske handlinger.
• Begrænsede logs og alarmer uden rå medlemsfelter, beskedindhold, adgangskoder, sessionsnøgler eller betalingstokens.
• Dokumenterede backups, gendannelse i et isoleret miljø og genanvendelse af slettereferencer, før gendannede data åbnes for brug. Databasebackup erstatter ikke backup af dokumentfiler.
• Versionsstyrede ændringer, relevante sikkerheds- og afhængighedskontroller, kontrolleret frigivelse, overvågning af drift og mulighed for tilbagerulning.
• Fortrolighed for personer med driftsadgang og løbende fjernelse af unødvendig adgang. Fjernadgang skal ske fra adgangsbeskyttede og opdaterede enheder med krypteret disk og uden ukontrollerede lokale kopier af kundedata.
• Fysisk beskyttelse af datacentre hos leverandørerne i bilag B og kontrol af relevant leverandørdokumentation. Hjemme- og fjernarbejdspladser må ikke give andre personer adgang til kundedata.

Der indgår ikke antivirus, SMS eller pushnotifikationer i abonnementet. De øvrige krav til sikkerhed, backup og gendannelse gælder fortsat.

Driftsbilag: Databasen tages der automatisk snapshot af dagligt med syv dages opbevaring hos Laravel Cloud (Frankfurt). Dokumentfiler gemmes krypteret i det private dokumentlager og samtidig i en særskilt privat backup-bucket med egen adgangsnøgle; en upload registreres først, når begge kopier er skrevet. En daglig automatisk kontrol verificerer alle registrerede dokumenters backup mod forening, reference, størrelse og SHA-256, og driftsstatussiden kræver en vellykket kontrol inden for 36 timer. Slettede filer fjernes fra backup senest ni døgn efter den permanente sletning. Gendannelse sker i et isoleret miljø efter Sodalis’ skriftlige restore-procedure: valg af databasesnapshot, genafspilning af senere sletteinstrukser, gendannelse af dokumentfiler fra backup-bucketen, integritetskontrol og kontrol af adgangsadskillelse, før data åbnes igen. Målsat gendannelsespunkt er højst 24 timer for databasen og den enkelte upload for dokumenter.

C.3. Bistand, rettigheder og sikkerhedsbrud

Foreningen kan skrive til kontakt@sodalis.dk med sin foreningsreference og anmodning. Sodalis kontrollerer identitet, bemyndigelse og omfang, før data udleveres eller ændres. Følsomt sagsmateriale udveksles gennem en aftalt sikker kanal.

Sodalis bistår uden unødig forsinkelse med at finde relevante oplysninger, eksportere, berigtige, begrænse og slette efter instruks. Bistanden omfatter nødvendig information til konsekvensanalyser, forudgående høring, myndighedsforespørgsler og dokumentation af sikkerheden, i det omfang behandlingen og de tilgængelige oplysninger gør det muligt. Kundens egen myndigheds- eller registreredemeddelelse foretages kun på kundens vegne ved særskilt bemyndigelse.

Ved et sikkerhedsbrud gives den første underretning uden unødig forsinkelse og om muligt senest 24 timer efter, at Sodalis er blevet bekendt med bruddet. Den må ikke udskydes, indtil alle detaljer er afklaret. Underretningen angiver kendte berørte datakategorier og foreninger, omtrentligt omfang, tidsrum, sandsynlige konsekvenser, afværgeforanstaltninger og kontaktpunkt. Manglende oplysninger følger, efterhånden som de afklares. Dokumentation og relevante hændelsesspor sikres med begrænset adgang.

C.4. Opbevaring, returnering og sletning

Den medleverede Opbevaring og sletning i Sodalis angiver frister og ansvar pr. datakategori. Produktets standardfrister er en del af instruksen; de er ikke en påstand om ens lovpligtige frister for alle foreninger. En senere ændret instruks gemmes skriftligt sammen med aftalen.

Ved ophør er udgangspunktet i bestemmelse 11.1 returnering og derefter sletning af kopier. Foreningen kan i stedet skriftligt vælge sletning uden returnering. Foreningen kan hente egne data og dokumenter gennem eksportfunktionen, også efter den betalte adgangsperiodes udløb. Sodalis afklarer fejl eller mangler i eksporten med foreningen før sletning.

Fristen fra ophør til returnering og sletning er 30 kalenderdage fra sidste betalte periodes udløb ved almindelig opsigelse og 30 kalenderdage fra modtagelsen ved fortrydelse. Fristen fryses i foreningens aftalekopi og vises under Jeres abonnement. Inden for fristen kan foreningen hente eksporten og bekræfte modtagelse eller vælge sletning uden returnering. Udløber fristen uden bekræftelse, følger Sodalis skriftligt op og sletter derefter de almindelige foreningsdata; et manglende svar giver ikke ret til ubegrænset opbevaring. Åbne økonomiske forhold (ubetalte fakturaer, uafsluttede tilbagebetalinger eller bogføringspligtige bilag) isoleres med angivelse af formål, omfang, adgang og forventet slutdato og slettes, når forholdet er afsluttet; de forhindrer ikke sletning af de øvrige data.

Kun oplysninger omfattet af et konkret dokumenteret bevaringskrav må beholdes længere. Begrundelse, omfang, adgang og ny reviewdato skal meddeles foreningen. Bevaring af økonomiske bilag er ikke generel tilladelse til at bevare alle medlemsoplysninger. Sodalis' eget bogføringsmateriale om abonnementet behandles særskilt og slettes ikke gennem sletning af foreningens konto.

Slettede data i lukkede backups må ikke tages i almindelig brug. De udløber efter den angivne backupfrist; ved gendannelse gennemføres de dokumenterede sletninger, før miljøet åbnes. Sletning omfatter også relevante kopier hos underdatabehandlere. Sodalis giver foreningen en kvittering med omfang, udførelsesdato og eventuelle afgrænsede rester med begrundelse og udløbsdato.

Et login med relation til flere foreninger må ikke slettes, alene fordi én forening ophører. Den ophørte forenings adgang og data afvikles særskilt, uden at kunden får adgang til andre foreninger.

C.5. Lokalitet

App og database drives i Laravel Cloud i Frankfurt, Tyskland. Det private dokumentlager bruger Cloudflare R2 med EU-jurisdiktion. Spørg Sodalis og AI-hjemmesidebyggeren bruger Anthropics direkte Claude API uden EU-eksklusiv behandling. API-input og -output slettes normalt inden 30 dage, med længere frister ved misbrugskontrol eller lovkrav. Der er ikke dokumenteret zero data retention. Global netværksdrift, e-mail, support og leverandøradgang kan medføre behandling uden for EU/EØS. Der gives derfor ikke et løfte om, at al behandling sker i EU.

De konkrete aftaleparter, behandlingslokationer og videre leverandørkæder skal fremgå af den daterede leverandørliste i bilag B. Nye lokaliteter kræver den forudgående godkendelse og instruks, som standardbestemmelserne foreskriver.

C.6. Overførsel til tredjelande

Foreningen instruerer kun om de tredjelandsoverførsler, der udtrykkeligt er beskrevet med modtager, land, formål og gyldigt overførselsgrundlag i den medleverede leverandørliste. En generel henvisning til en leverandørs hjemmeside eller til ”global drift” er ikke en yderligere instruks.

Kapitel V-grundlag: Overførsler til Laravel Holdings Inc., Cloudflare, Inc. og Google LLC (USA) sker under EU–US Data Privacy Framework (Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelse af 10. juli 2023) på grundlag af leverandørernes aktive registreringer; Google anvender desuden standardkontraktbestemmelser som betinget grundlag for videre overførsler. Overførslen til Better Stack, Inc. (USA) sker under EU-standardkontraktbestemmelserne (modul 3) i Better Stacks DPA. Anthropic Ireland, Limited behandler AI-indhold efter Anthropics kommercielle vilkår og indarbejdede DPA. Behandling kan ske uden for EU/EØS; relevante EU-standardkontraktbestemmelser er indarbejdet i DPA'en. Den aktuelle leverandørliste beskriver omfang og opbevaring. Supplerende foranstaltninger: applikationskryptering af dokumentindhold før lagring, TLS under transport, adgang begrænset til det, leverandørens funktion kræver, dataminimering i driftshændelser (ingen medlemsoplysninger eller beskedindhold), og de særskilt beskrevne lokationsvalg for app, database og dokumentlager. Sodalis gennemgår grundlaget ved ændringer i leverandørernes registreringer eller i EU-retten.

Datatilsynets standardbestemmelser i denne aftale er en artikel 28-aftale og udgør ikke i sig selv et overførselsgrundlag efter kapitel V.

C.7. Foreningens tilsyn

Sodalis stiller relevante oplysninger om behandlingen og dokumentation for adgang, adskillelse, sikkerhed, backups, sletning og leverandørkontrol til rådighed efter foreningens anmodning. Dokumentation skal kunne vurderes uden at udlevere andre kunders data eller adgangsnøgler.

Foreningen eller dens bemyndigede revisor kan gennemføre revision og inspektion, herunder fysisk inspektion, når det er nødvendigt. Praktisk tidspunkt, omfang og fortrolighed aftales med rimeligt varsel; varslet må ikke forhindre et nødvendigt tilsyn eller en myndigheds adgang. Sodalis afsætter de nødvendige ressourcer. Foreningen afholder egne rådgiverudgifter. Der kræves ikke køb af et supporttilvalg for at få oplysninger efter artikel 28.

Parterne følger skriftligt op på fund og nødvendige forbedringer med ansvarlig og frist. Sodalis hævder ikke at have en bestemt certificering eller revisionspåtegning uden faktisk dokumentation.

C.8. Tilsyn med underdatabehandlere

Sodalis gennemgår relevant aftale-, sikkerheds- og kontroldokumentation inden ibrugtagning, mindst årligt og ved væsentlige ændringer eller hændelser. Gennemgangen omfatter behandlingen, lokationer, adgang, underleverandører, overførselsgrundlag og slettevilkår.

Hvis dokumentationen er utilstrækkelig, indhenter Sodalis yderligere oplysninger og bruger de aftalte revisions- og inspektionsrettigheder. Mangler følges op med konkrete foranstaltninger og frister. Relevante resultater stilles til rådighed for foreningen, som kan gøre indsigelse mod utilstrækkeligt omfang eller metode og anmode om yderligere kontrol. Foreningens deltagelse ændrer ikke Sodalis' ansvar for underdatabehandleren.

Bilag D — andre forhold

Ved en formodet ulovlig instruks orienterer Sodalis straks foreningen. Den berørte behandling sættes om nødvendigt i bero, mens parterne afklarer instruksen. Øvrig lovlig behandling og beskyttelse af data fortsætter, så vidt det er forsvarligt. Ingen ændring af produktvilkår eller pris kan tilsidesætte standardbestemmelserne eller de registreredes rettigheder.

Den valgfrie bestemmelse 7.6 om begunstiget tredjemand er ikke aftalt. Sodalis skal fortsat muliggøre returnering og sletning ved tjenestens ophør. Foreningen kan løbende hente en egen eksport. Sodalis skal ved planlagt ophør orientere foreningen og gennemføre returnering og sletning efter bilag C.4. Dette er ikke et løfte om direkte kontraktrettigheder hos en underleverandør.